Eine Business Intelligence (BI) Software konzentriert sich darauf Daten so aufzubereiten, dass sie für den Benutzer (Consumer) in einfacher Weise abrufbar sind.

Welche Vorteile ergeben sich aus einem BI-Tool?

Optimierung Ihrer Performance

Frühzeitiges Erkennen von Marktveränderungen
Engere Beziehungen zu Kunden, Partnern und Lieferanten
Höhere Mitarbeiterproduktivität
Schneller Zugriff auf Informationen

Höherer Unternehmenswert

Ad hoc-Zugriff auf zeitkritische Infos
Identifikation neuer Umsatzpotenziale
Verbesserung der Kommunikation und der gemeinsamen Planung
Entscheidungen auf Grundlage von Wissen statt Vermutungen
Kostenreduktion für Reporting und
ständigen dezentralen Abgriff von Daten
Bessere Transparenz und höhere Effizienz von Prozessen

Bevor man anfängt eine BI Software zu installieren, ist es wichtig die BI-Architektur zu kennen und entsprechend auf sein Unternehmen abzustimmen.

Die folgende Abbildung zeigt eine klassische BI-Architektur:

Beginnend im Unternehmen stehen die Prozesse. Prozesse produzieren Informationen, diese werden in beliebigen Datentöpfen abgelegt. Es handelt sich dabei um externe Daten, operative Daten und dispositive Daten.

Für eine einheitliches Reporting bietet es sich an ein Data Warehouse aufzubauen. Hier werden dann alle Informationen aus unterschiedlichsten Datenquellen zeitversetzt gesammelt.

In der Informationsschicht und Präsentationschicht kommt nun die BI-Software (in der Regel eine Server Software) zum Einsatz.

Informationschicht

In der Informationschicht werden nun folgendene 3 Punkte erledigt:

1) Physikalische Anbindung der Datenquellen (Data Warehous oder operative Datenbanken für echtzeit Analysen)

2) Aufbau der Geschäftslogik (Dimension & Fakten, Cubes, Aggregationen, Berechnungen, Drill-Down-Logik)

3) Bereitstellung für die Präsentationschicht (Zugriffberechtigungen & Einteilung in Fachthemen, DataMarts)

Eine BI-Software dient nicht zur Datenhaltung! Alle in Punkt 1 bis 3 durchgeführten Arbeiten werden in Meta-Daten gespeichert.

Die obigen Punkte werden in der Regel von der IT-Abteilung aufgebaut und verwaltet.

Präsentationschicht

Die Präsentationschicht ist letztendlich die Interkation zwischen Benutzer und Meta-Daten.

Bei Ausführung eines Berichts erstellt das BI-Tool, basierend auf der Logik in den Meta-Daten, einen Datenbank-SELECT. Das Ergebniss wird dann an die GUI zurückgesendet und angezeigt.

BI-Tools stellen diverse leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung:

- schnelles und einfaches Erstellen von Berichten (AdHoc-Reporting)

- Ablegen der Berichte in ein Dashboard/Cockpit

- ereignisgesteuertes verteilen von Berichten

- Offline Reporting

- zahlreiche Export-Möglichkeiten

- MS Office Integration (Word, Excel, Powerpoint)

- Mobile Solution

- Lösungsunterstützung für spezielle Anforderungen, z.B. Balance Scorescard

Aus einem BI-Tool ergeben sich für das Unternehmen folgende technische Vorteile:

- Synchronisierter Abgriff von Daten
- Homogenisierung und Konsistenzsicherung
- Unternehmensweit standardisierte Informationsobjekte (einheitl. Benennung, …)
- Bereitstellung homogener und konsistenter Informationen (inkl. Berechtigung) 
- Breite Palette an verwendbaren Frontends und Devices
- Anreicherung operativer Systeme durch relevante Informationen
- Zentrale Steuerung